不動産賃貸入居申込書の
Web受付システムで、もっとスムーズに、
もっとスピーディーに
スマート申込
こんなお悩みは、ありませんか?
■ 仲介会社さま入居申込書に不備があって、
手続きがスムーズに進まなかった
ことはありませんか?
■ 仲介会社さま管理会社さまごとに異なる
申請書の取得や申込書の受け渡しに
手間取っていませんか?
■ 管理会社さま仲介会社さまからの
電話やFAXでの申込に対して
受付業務が煩雑になっていませんか?
「スマート申込」についてご紹介します。
「スマート申込」は、
賃貸居住用物件の入居申込とそれに伴う受付業務を
Web上で完結できるサービスです。
「スマート申込」
ご利用の流れ
シームレスな申込情報のやりとりによって、
仲介会社さま・管理会社さま双方の業務の効率化が図れます。
アカウントを発行
メール送信
スマートフォンなどで
申込情報を入力・登録
Web上でチェック
ボタン一つで送信
各審査を実施
入居審査を依頼
入居審査を実施
入居審査の結果を報告
入居審査の結果を報告
入居審査の結果を連絡
進みます
「スマート申込」を
ご利用になると…
申込業務を電子化することで、
申込業務のさまざまなシーンで業務負担の軽減を実現します。
来店できないお客さまに
申込書類を送るのに
相当な手間がかかっていた。
申込業務を
ペーパーレス化、 業務効率アップを実現。
入居申込・受付対応といった
申込のやりとりをWeb上で完結。
業務負担やコスト削減につながります。
記入箇所に付箋を付けたり、
注釈を入れたり、
申込書を書いていただくための
下準備が大変だった。
Web入力だから下準備の
必要はなくなります。
フォームに沿って必要項目を
Web入力していただくので、
申込書記入のための
下準備は必要ありません。
記入漏れなど
申込書をチェックするのに
苦労していた。
申込情報の確認業務を
軽減します。
Web入力により入力漏れを防ぎ、
お申し込み時の不備を減らします。
申込情報の確認作業が
格段に楽になります。
電話連絡やFAX送信など、
申込書類を送るのに
相当な手間と送料がかかっていた。
ボタン一つで送信、
情報を共有できます。
申込情報をWeb上でチェックした後、
ボタン一つで管理会社さまに送信。
専用画面で情報の共有化ができます。
保証会社へ審査依頼をするのに
契約書作成の
手間や時間がかかっていた。
保証会社さまへの
取次業務を大幅に軽減。
申込情報のデータを利用して、
入居審査依頼もスムーズに。
審査時間の短縮を実現します。
「スマート申込」
5つのポイント
申込から審査まで、迅速で正確なサービスを提供することで
お客さまの満足度の向上を図ります。
申込業務をWeb上で完結
申込から審査までの一連の申込業務をシステム化。
紙ベースの申込書類のやりとりは必要ありません。
データ連携による
シームレスな業務
仲介会社さまと管理会社さまは、ボタン一つで
申込情報を共有。さらに、保証会社さまへの
審査依頼も申込情報の送信のみで完了します。
ペーパーレス化による
業務効率アップ
ペーパーレス化により、情報の入力・送信・管理が、
簡単・スムーズに。申込業務のさまざまなシーンで
業務効率がアップします。
不備のない正確なデータ
記入漏れのない精度の高い情報のやりとりを実現。
登録された情報は、さらなる業績向上に役立つ
データとして活用できます。
スピーディーなお客さま対応
申込から審査まで迅速なお客さま対応を実現し、
成約機会を逃しません。
スピード感のある対応で審査待ちのストレスを軽減、
顧客満足度アップにつなげます。
お客さまの声
「スマート申込」で業務効率がアップ。
遠方のお客さまの対応もスムーズに株式会社絹川商事
國友 明美様
◎石川県野々市市
◎サービス導入/2020年11月
◎取材/2022年9月
「スマート申込」を
導入した際の効果や今後の想いを伺いました。- 来店客をお待たせすることのないよう、業務を効率化したい。
- コロナ禍での感染リスクを避けるため、接触・滞在時間を減らしたい。
- Faxで何度もやり取りしていた不備がなくなり、 確認の手間が大幅に軽減。
- 遠方のお客さまに何度もご来店いただくことなくオンラインで完結。
- 申込対応の業務効率がアップし、残業時間が減少。
「スマート申込」導入時の想い
お客さまの滞在時間が短縮され
コロナの感染リスクも減少昭和46年に設立した当社は、野々市市内に3店舗を構え、野々市市と金沢市南部を中心に、売買・賃貸仲介、管理業務、不動産コンサルティングを行っています。金沢工大前支店と野々市つばき支店は、大学に近いこともあり、学生からファミリーまで幅広いお客さまにご利用いただいています。
特に繁忙期には多くの学生のお客さまが来店され、お待たせしてしまうこともあったので、お客さま一人一人の接客時間を短くし、効率良く多くのお客さまに対応できればと考えていました。そうした中、アットホームの「スマート申込」の説明を聞き、使ってみようと導入を決めました。コロナ禍で感染リスクを避けるためでもありましたが、物件を決めていただいたらそのあとすぐにお客さまに「スマート申込」のアカウントを発行してメールで送信、帰宅後入力していただくことで業務効率がアップし、以前の繁忙期よりも残業時間が減りました。
また、Faxで受け付けた申込書は文字や数字が読み取りにくい場合もあり、不備があるたびに何度もやり取りを行っていましたが、「スマート申込」では、記入漏れもなく、不備の少ない情報が送られてくるため、確認の手間が大幅に軽減されました。
「スマート申込」を利用して
遠方のお客さまも一度のご来店で完結。
DX化をさらにスムーズに入力時にミスしやすいポイントや注意事項をまとめた「スマート申込」の説明書をつくってご案内することで、やり取りがスムーズになりました。「スマート申込」の利用に慣れて、使いこなせるようになったスタッフが皆に教えたり気付いた点を共有し合ったりすることで今では全員が使いこなしています。
当社では、県外からのお客さまも多くいらっしゃいます。そういった方に「スマート申込」をおすすめすることで、何度もご来店いただくご負担も改善されました。アットホームのスマートソリューションを活用し、鍵渡しに初めて来店されたお客さまから「全ての手続きをオンラインでできて良かった」といったお声もいただき、導入して本当に良かったです。ご来店いただくことなくお部屋探しから契約まで対応できるようになったことは、大きな一歩となりました。
全てが「スマート申込」に移行したわけではなく、紙での対応が必要な場合もありますが、紙の使用は確実に減りました。これからもオンライン化はどんどん進み、当社もさらにDX化への対応が必要となると思われます。今後も完全オンラインでの手続きをご案内しつつ、それぞれのお客さまに寄り添う対応を心掛けていきたいです。時代の変化に対応し、DX化と効率化にいっそう積極的に取り組んでいきたいと考えています。
お客さまの声
「スマート申込」でコスト削減、業務効率化。
申込情報の電子(ペーパーレス)化による 一層の効率化を目指す。株式会社タウンハウジング
センター北店
店長石川 峻伍様
◎横浜市都筑区
◎サービス導入/2018年10月
◎取材/2020年3月
「スマート申込」を
導入した際の効果や今後の想いを伺いました。- 働き方改革への全社的な取組みが必要。
- 紙の申込書において手書きの文字が見づらい。
- ペーパーレス化により印刷や郵送のコストが大幅に削減。
- 文字が見やすく記入漏れも防止できるため、煩雑なやりとりが減少。
- 申込情報を電子(ペーパーレス)化でき、紙の紛失リスクを回避。
- 社内での情報共有がしやすくなり、業務の安定的な標準化が可能に。
「スマート申込」導入時の想い
入居申込書の電子(ペーパーレス)化の必要性を感じ導入。
「スマート申込」は操作も簡単。当店は2017年に横浜市営地下鉄のセンター北駅前に開業し、横浜市都筑区および隣接する青葉区、緑区、港北区、川崎市宮前区などで、賃貸仲介を中心とした業務を行っています。
近年の働き方改革への全社的な取組みの一環としてITの活用による業務効率化を推進する上で、賃貸の入居申込みとその受付業務がインターネット上で行える「スマート申込」には以前から注目していました。当社がこのサービスの本格的な利用を開始したのは、各管理会社への導入が進み、多くの賃貸物件の申込みで「スマート申込」による手続きが可能になり始めた2019年10月頃からです。
利用開始時は初期設定に手間取ったり、管理会社に申込データが届いているかを確認できず口頭で問い合わせたりといったこともありましたが、操作自体は簡単ですぐに覚えられますし、誰でも間違えずに利用できるので、慣れてくるとそうした手間や不安は一切なくなりました。
「スマート申込」を利用して
ペーパーレス化により大幅コストダウン。
お客さま、管理会社とのやりとりの負荷も軽減。「スマート申込」による大きなメリットの一つは紙の申込書が必要なくなること。ペーパーレス化により印刷や郵送のコストが大幅に削減できています。また、申込フォームにスマートフォンやパソコンから入力してもらうため、手書きの文字が見づらいといったこともありませんし、記入漏れなど不備があればエラー表示されるため、管理会社への再提出や再確認などの煩雑なやりとりを大幅に削減できていると感じています。また、入力いただいた申込情報がそのままデータとして残るので、紙の紛失や破損により情報が失われるリスクを減らせるのもポイントです。登録内容に確認が必要な場合、お客さまと直接やり取りした営業担当者しか変更内容等を把握していないケースもありましたが、情報がデータ化されていることで進捗状況や履歴を確認できるため、業務を安定的に平準化することも可能になりました。
申込みをされるお客さまからは「時代の流れに乗っていますね」と言っていただけています。入力が苦手な高齢者など一部の方は紙を希望されることもありますが、ほとんどが抵抗なく受け入れてくださっています。入力の時間や場所を選ばないので、内見を終えて店舗に戻るまでの間にスマートフォンで申込フォームの記入を終えていただけるなど、時間短縮にも効果を発揮しています。
これから、時代の流れとともにIT化はますます加速していくと思いますが、さまざまなサービスやツールをうまく生かし、さらなる業務効率の向上に取り組んでいきたいと思います。