不動産の契約業務
(不動産売買・賃貸など)を
電子化するサービス
スマート契約
こんなお悩みは、ありませんか?
■手続きをスピーディーに契約書類のやりとりが煩雑で
困ったことはありませんか?
■コストや時間の削減に契約書の作成や郵送に
コストや時間が
かかりすぎていませんか?
■進捗の見える化契約書がちゃんと届いているか、
進捗がどうなっているか
不安に思ったことはありませんか?
■セキュリティーと
リスクマネジメント電子契約システムの
安全性や信頼性に、
不安や疑問を抱いていませんか?
「スマート契約」についてご紹介します。
「スマート契約」は、
書面で行っていた契約業務を電子化するサービスです。 契約に関する日々の業務がよりスムーズに行えます。「スマート契約」
ご利用の流れ
高セキュリティーのクラウドサービスによる電子契約システムで、
よりスムーズな契約スタイルを実現します。
「スマート契約」の流れ
PDFが 関係者全員に メールで届く
「スマート契約」を
ご利用になると…
管理委託契約、駐車場契約、更新、退去といった
さまざまな契約シーンで
業務にかかるコストと時間を削減、業務の効率化が図れます。
郵送での契約書のやりとりに
郵送費がかかっていた。
もう契約書の郵送は
必要ありません。
契約者さま、オーナーさまとのやりとりは、すべてWeb上なので郵送費が不要です。
郵送での契約書のやりとりに
時間がかかっていた。
すべてWeb上の
やりとり
なので、
スピーディーです。
Web上のやりとりなので
郵送にかかっていた時間が大幅に
削減できます。
契約書の印刷・製本や郵送が
手間だった。
契約書の印刷や製本をせず
手間がかかりません。
手続きはすべてWeb上で完結するので、業務効率がアップします。
契約書が増えて保管場所の確保に
苦労していた。
ペーパーレス化で
保管場所を
必要としません。
契約内容はすべて
データセンターに保存。保管場所を
確保する苦労を解消します。
書類がちゃんと届いたか
確認できず心配だった。
進捗が確認できるので
安心です。
文書の閲覧や署名が行われた際は
通知メールが届くので安心です。
契約者さまが期限までに書類を
返送してくれるか心配だった。
リマインダーで
期限をお知らせします。
期限が近付くと、
署名を促すリマインダーメールを
契約者さまに送信することができます。
万一の災害などで
契約書が紛失しないか心配だった。
Web上のデータなので、
なくなる心配がありません。
契約に関するデータを失う心配がなく、DR(災害復旧)やBCP(事業継続計画)の促進にも有効です。
「スマート契約」
6つのポイント
迅速性、安全性、利便性を追求した
アットホームの「スマート契約」でビジネスチャンスが広がります。
契約手続きをWeb上で完結
アドビ社と提携し、サービスを提供。
高セキュリティーのクラウドサービスで、
迅速で安全な契約手続きを実現します。
印刷や郵送が不要
コストと時間を大幅に削減
印刷費や郵送費など書面作成や
手続きに関わるコストと、これまで手間のかかった
業務に費やした時間が大幅に削減できます。
ペーパーレス化による
業務効率アップ
煩雑な契約業務をペーパーレス化することで、
業務効率が飛躍的に向上。業務負担の軽減を
図ることができ、時間短縮につながります。
進捗状況の見える化
署名を知らせる通知メールにより、
リアルタイムで進捗状況を確認できます。
また、署名を促すリマインダーメールを
送ることができます。
セキュリティー
世界水準のセキュリティー基準ISMSなど、
さまざまな規格に準拠。
日本国内にデータセンターを設置し、
セキュアな環境でサービスを提供します。
お客さま満足度の向上
どこにいてもスマートフォンで電子サインが可能。
時間と場所を選ばない
新しい契約スタイルが顧客満足度アップを実現し、
他社との差異化を図ります。
お客さまの声
解約手続きの約7割を電子化し、
煩雑な郵送作業を削減。 スムーズな新規入居者募集にもつながりました。吉田不動産株式会社
羽鳥 知香様
◎千葉県船橋市
◎サービス導入/2018年12月
◎取材/2020年3月
「スマート契約」を
導入した際の効果や今後の想いを伺いました。- 解約時、郵送の行き違いや差し戻しに手間がかかる。
- 大量に届く郵便物処理の煩雑さ。
- 情報共有のタイムラグによる新規入居者募集の機会損失。
- 書類を電子(ペーパーレス)化し、郵送の手間を削減。
- お客さまをお待たせすることなく迅速な対応ができる。
- 解約状況を見える化でき、新規入居者の募集遅れを解消。
「スマート契約」導入時の想い
郵送によるタイムラグや機会損失の解消を目的として
サービスの導入を決定。当社は東京メトロ東西線沿線で、主に賃貸物件の仲介・管理を手掛けています。千葉県内にある4店舗分の物件の契約と解約の手続き業務は管理センターに集約しており、解約手続きは郵送で対応していました。発送から到着までに起こる行き違いや不備による差し戻しなどが多く、手続きに時間がかかることが課題でした。また、解約状況の社内共有にもタイムラグがあり、新規入居者の募集遅れによる機会損失の原因にもなっていたんです。
解約は契約と同様、法的に慎重な取り扱いが求められるため、高セキュリティーで保護された環境で情報を取り扱える点も、スマート契約の導入の理由でした。
「スマート契約」を利用して
対応がスピードアップして
お客さまをお待たせすることが減りましたサービス導入前は毎日膨大な郵送物を処理する必要があり、返信用封筒の色分けなどの工夫をしていましたが、業務の煩雑さは課題として残っていました。導入後は法人を除いて約7割の解約手続きを電子化でき、業務の効率化と処理スピードアップに成功。システム上で進捗を確認できるので、行き違いの発生も少なくなり、不備による差し戻しが発生しても速やかに対応できるのはありがたいですね。
アットホームさんに勉強会開催などのサポートをいただいたおかげで、社内では問題なく導入できました。解約情報の社内共有が効率化してからは、新規入居者募集もスムーズに行えています。
今後の想い
サービスレベルと顧客満足度の両方を
高いレベルで維持したい。現在は、多くの方とオンラインでの解約手続きを行いながら、年配の方など一部のお客さまには引き続き郵送で対応しています。オンライン・郵送・店頭と複数の手続方法を用意しておくことで多様化するお客さまに対応できるため、管理戸数を問わずどの不動産会社でも重要なポイントだと思います。
今後は駐車場契約などの事務作業もオンライン化し、業務効率をさらに高めたいと考えています。一方で、オーナーさまやお客さまとは対面も含めたコミュニケーションをしっかりと図っていきます。サービス品質と顧客満足度を両立し、会社の信用力アップにつなげていきたいですね。
お客さまの声
コロナ禍の非対面のニーズに対応。
管理物件の解約手続きの80%以上を 「スマート契約」で運用。株式会社ムービングエステート
新丸子店
営業部 主任上野 賢一様
◎川崎市中原区
◎取材/2021年12月
「スマート契約」を
導入した際の効果や今後の想いを伺いました。- 人との接触を避けなければならない状況で非対面での手続きを推進したい。
- ホームページに解約フォームを公開し、オンライン手続きを可能に。
- 約1,200件の管理物件のうち80%以上が「スマート契約」での解約。
- 紙でのやり取りと比べて手間も時間も大幅な削減に成功。
「スマート契約」導入時の想い
コロナ禍の非対面ニーズを受け
本格活用へ当社は東急東横線の「武蔵小杉」駅と「新丸子」駅前に、2店舗を展開しています。複数路線の利用が可能で非常に便利なことから、家賃相場もやや高めなので、学生さんよりも新社会人や転勤で来られた方、カップルでお住まいになる方に人気のエリアです。いずれの店舗も駅前の立地の良さから、飛び込みのお客さまも多くいらっしゃいます。
アットホームの「スマート契約」を利用するようになったいちばんのきっかけは、コロナ禍でした。人との接触を避けなければならない状況の中、できるだけお客さまと対面せずに手続きを行うためには電子サインが有効です。実は当社では、コロナ禍以前から「スマート契約」の利用の準備を進めていたので、運用もスムーズに開始できました。複数の電子サインサービスの中から「スマート契約」を選んだ理由は、「スマート物確」「スマート内見」などのアットホームの他のサービスを利用した経験があったこと、「スマート契約」はアドビ社のシステムを利用しており安心感が持てることなどでした。ベースとなる契約書面のテンプレートをつくる際は試行錯誤しましたが、一度つくってしまえば操作は簡単なので、戸惑うことはありませんでした。
「スマート契約」を利用して
自社ホームページに
管理物件の“解約フォーム”を公開当社では、自社ホームページ上に「スマート契約」を利用した“解約フォーム”を公開しており、電話連絡や書類手続き等不要で物件の解約手続きを行えるようにしています。「ホームページから手続きができます」とご案内すると、多くの入居者さまがオンラインで手続きをしてくださいます。フォーム内に利用方法を丁寧に記載しており、記入ミスなどもほとんどありません。紙の書類をやり取りするのと比べ、手間も時間も大幅に削減できています。時間や場所を選ばず、お店に足を運ぶ必要もないため、入居者さまのメリットも大きいと思います。
今では1,200件ほどの管理物件のうち、80%以上がスマート契約による解約となっており、解約書類を紙で見ることが少なくなってきました。当社で管理している駐車場についても、オーナーさまの許可を得ているものについては、スマート契約で運用を行っています。電子サインによるペーパーレス化を進めていくにはオーナーさまの理解が不可欠なので、今後も丁寧にご説明を重ねながら、更新手続きなど可能なところから「スマート契約」に切り替えていきたいです。
お客さまの声
「スマート契約」で契約業務の効率化、
ペーパーレス化を実現。株式会社ジェイエー
アメニティーハウス
賃貸管理部部長古谷田 晃生様
◎ 神奈川県平塚市
◎ サービス導入/2019年1月
◎ 取材/2019年4月
「スマート契約」を
導入した際の効果や今後の想いを伺いました。- 契約更新時、入居者に書類を郵送する必要がある。
- 文書の不備の度に書類を郵送して修正の手配。
- 紙の台帳を保管しておかないといけない。
- 書類の郵送や紙の台帳の保管がなくなり効率化が図れる。
- 進捗確認に時間を取られることがなくなった。
- エンドユーザーが時間や場所を選ばず手続きができる。
「スマート契約」導入時の想い
業務効率化を推進する上で、
契約方法の見直しは重要な課題。当社は神奈川県内のマンション・アパート管理会社として、県内に本社を置く企業の中ではナンバーワンの管理戸数を誇ります。2011年には㈱アメニティーハウジングを設立し、賃貸仲介事業にも注力しています。これまで賃貸仲介の場面では、不動産会社間の内覧申込みから、エンドユーザーの申込、審査、重要事項説明など、入居契約に至るプロセスは全て紙の書類をベースに行われてきており、業務効率化を推進する上でこうした契約方法の見直しは、避けることができない課題であると考えていました。そこで、2018年より具体的な電子化ソリューションについて調査を開始し、いくつか比較検討した上でアットホームの電子サインサービス「スマート契約」を選びました。
「スマート契約」を利用して
契約書類の電子化によって
郵送や台帳保管の手間が不要に。2019年1月から契約更新手続きについて「スマート契約」の運用を開始したところ、効果はすぐに現れました。更新時期を迎える入居者に更新通知をメールし、パソコンもしくはモバイルデバイスでメールを受信した入居者がリンクから内容を確認、手書きもしくは文字入力で署名すれば手続きは完了。紙のやりとりがなくなった上、「スマート契約」の管理画面では契約書類のステータスをリアルタイムに確認できるため、進捗確認に時間を取られることもありません。
これまで契約更新の手続きは、システムから紙で出力した契約書類を入居者に郵送し、契約更新後は再度控え文書を郵送するという手順で行ってきました。また文書に不備があれば、その都度、改めて郵送による修正の手配が必要になります。インターネット上で契約を完結できる「スマート契約」によってこうしたやり取りが不要になったことによる効果は、とても大きいです。また、紙の台帳を保管する必要がなくなった点も見過ごせないメリットです。
今後の想い
幅広い契約業務を電子契約へ移行し、
さらなる効率化を。契約書や手続き上の処理が電子化されることは、契約業務の効率化だけでなく、エンドユーザーにとっても時間や場所を選ばず手続きができるといったメリットがあります。今後は、宅建業法上で紙の契約書が必要とされない契約業務から、積極的に電子契約に移行していくつもりで、いま検討しているのは、「スマート契約」による月極駐車場の契約手続きの電子化です。駐車場にQRコードを掲示し、その場でスマートフォンからでも新規申込みを行えるような仕組みを検討中です。また、新規入居者の契約手続きについても、宅建業法の改正があり次第、電子化を開始したいと考えています。