不動産の契約業務
（不動産売買・賃貸など）を
電子化するサービス スマート契約

当社は東京メトロ東西線沿線で、主に賃貸物件の仲介・管理を手掛けています。千葉県内にある4店舗分の物件の契約と解約の手続き業務は管理センターに集約しており、解約手続きは郵送で対応していました。発送から到着までに起こる行き違いや不備による差し戻しなどが多く、手続きに時間がかかることが課題でした。また、解約状況の社内共有にもタイムラグがあり、新規入居者の募集遅れによる機会損失の原因にもなっていたんです。

解約は契約と同様、法的に慎重な取り扱いが求められるため、高セキュリティーで保護された環境で情報を取り扱える点も、スマート契約の導入の理由でした。

サービス導入前は毎日膨大な郵送物を処理する必要があり、返信用封筒の色分けなどの工夫をしていましたが、業務の煩雑さは課題として残っていました。導入後は法人を除いて約7割の解約手続きを電子化でき、業務の効率化と処理スピードアップに成功。システム上で進捗を確認できるので、行き違いの発生も少なくなり、不備による差し戻しが発生しても速やかに対応できるのはありがたいですね。

アットホームさんに勉強会開催などのサポートをいただいたおかげで、社内では問題なく導入できました。解約情報の社内共有が効率化してからは、新規入居者募集もスムーズに行えています。

現在は、多くの方とオンラインでの解約手続きを行いながら、年配の方など一部のお客さまには引き続き郵送で対応しています。オンライン・郵送・店頭と複数の手続方法を用意しておくことで多様化するお客さまに対応できるため、管理戸数を問わずどの不動産会社でも重要なポイントだと思います。

今後は駐車場契約などの事務作業もオンライン化し、業務効率をさらに高めたいと考えています。一方で、オーナーさまやお客さまとは対面も含めたコミュニケーションをしっかりと図っていきます。サービス品質と顧客満足度を両立し、会社の信用力アップにつなげていきたいですね。

当社は東急東横線の「武蔵小杉」駅と「新丸子」駅前に、2店舗を展開しています。複数路線の利用が可能で非常に便利なことから、家賃相場もやや高めなので、学生さんよりも新社会人や転勤で来られた方、カップルでお住まいになる方に人気のエリアです。いずれの店舗も駅前の立地の良さから、飛び込みのお客さまも多くいらっしゃいます。

アットホームの「スマート契約」を利用するようになったいちばんのきっかけは、コロナ禍でした。人との接触を避けなければならない状況の中、できるだけお客さまと対面せずに手続きを行うためには電子サインが有効です。実は当社では、コロナ禍以前から「スマート契約」の利用の準備を進めていたので、運用もスムーズに開始できました。複数の電子サインサービスの中から「スマート契約」を選んだ理由は、「スマート物確」「スマート内見」などのアットホームの他のサービスを利用した経験があったこと、「スマート契約」はアドビ社のシステムを利用しており安心感が持てることなどでした。ベースとなる契約書面のテンプレートをつくる際は試行錯誤しましたが、一度つくってしまえば操作は簡単なので、戸惑うことはありませんでした。

当社では、自社ホームページ上に「スマート契約」を利用した“解約フォーム”を公開しており、電話連絡や書類手続き等不要で物件の解約手続きを行えるようにしています。「ホームページから手続きができます」とご案内すると、多くの入居者さまがオンラインで手続きをしてくださいます。フォーム内に利用方法を丁寧に記載しており、記入ミスなどもほとんどありません。紙の書類をやり取りするのと比べ、手間も時間も大幅に削減できています。時間や場所を選ばず、お店に足を運ぶ必要もないため、入居者さまのメリットも大きいと思います。

今では1,200件ほどの管理物件のうち、80%以上がスマート契約による解約となっており、解約書類を紙で見ることが少なくなってきました。当社で管理している駐車場についても、オーナーさまの許可を得ているものについては、スマート契約で運用を行っています。電子サインによるペーパーレス化を進めていくにはオーナーさまの理解が不可欠なので、今後も丁寧にご説明を重ねながら、更新手続きなど可能なところから「スマート契約」に切り替えていきたいです。

当社は神奈川県内のマンション・アパート管理会社として、県内に本社を置く企業の中ではナンバーワンの管理戸数を誇ります。2011年には㈱アメニティーハウジングを設立し、賃貸仲介事業にも注力しています。これまで賃貸仲介の場面では、不動産会社間の内覧申込みから、エンドユーザーの申込、審査、重要事項説明など、入居契約に至るプロセスは全て紙の書類をベースに行われてきており、業務効率化を推進する上でこうした契約方法の見直しは、避けることができない課題であると考えていました。そこで、2018年より具体的な電子化ソリューションについて調査を開始し、いくつか比較検討した上でアットホームの電子サインサービス「スマート契約」を選びました。

2019年1月から契約更新手続きについて「スマート契約」の運用を開始したところ、効果はすぐに現れました。更新時期を迎える入居者に更新通知をメールし、パソコンもしくはモバイルデバイスでメールを受信した入居者がリンクから内容を確認、手書きもしくは文字入力で署名すれば手続きは完了。紙のやりとりがなくなった上、「スマート契約」の管理画面では契約書類のステータスをリアルタイムに確認できるため、進捗確認に時間を取られることもありません。

これまで契約更新の手続きは、システムから紙で出力した契約書類を入居者に郵送し、契約更新後は再度控え文書を郵送するという手順で行ってきました。また文書に不備があれば、その都度、改めて郵送による修正の手配が必要になります。インターネット上で契約を完結できる「スマート契約」によってこうしたやり取りが不要になったことによる効果は、とても大きいです。また、紙の台帳を保管する必要がなくなった点も見過ごせないメリットです。

契約書や手続き上の処理が電子化されることは、契約業務の効率化だけでなく、エンドユーザーにとっても時間や場所を選ばず手続きができるといったメリットがあります。今後は、宅建業法上で紙の契約書が必要とされない契約業務から、積極的に電子契約に移行していくつもりで、いま検討しているのは、「スマート契約」による月極駐車場の契約手続きの電子化です。駐車場にQRコードを掲示し、その場でスマートフォンからでも新規申込みを行えるような仕組みを検討中です。また、新規入居者の契約手続きについても、宅建業法の改正があり次第、電子化を開始したいと考えています。